Bạn có đang sống một cuộc sống thoải mái và vui vẻ nhất chưa ? Nếu bạn cảm thấy khó chịu với nhiều vấn đề trong cuộc sống của bạn thì đừng lo lắng về điều đó nữa vì hôm nay livestream sẽ hướng dẫn cách quản lý thời gian hiệu quả nhất cho bạn nhé.

Chuẩn bị bữa sáng khi nấu bữa tối

Ai cũng vội vàng vào mỗi sáng bởi đây là thời điểm bận rộn nhất trong ngày. Những người đúng giờ thường luôn có kế hoạch cho buổi sáng của chính mình ngay từ tối hôm trước. Giày và chìa khoá của họ sẽ được đặt ngay ngắn gần cửa ra vào. Bữa trưa cho ngày mai được gói cẩn thận và cà phê thì chỉ cần bấm nút là sẽ chuẩn bị và sẵn sàng.

Một vài người thậm chí còn chuẩn bị trước quần áo cho ngày hôm sau. Việc chuẩn bị cẩn thận sẽ giúp con người tiết kiệm được rất nhiều thời gian, đồng thời giúp chúng ta ra khỏi nhà đúng giờ.

Hoàn thành công việc kịp thời

Thông thường, những người không biết làm chủ thời gian thường đặt mình vào trạng thái “việc này chưa xong việc khá đã tới”. Trái lại, những người tiêu dùng thời gian hợp lý luôn lên kế hoạch trước cho những việc sẽ làm và nắm rõ họ sẽ giành bao nhiêu thời gian cho từng việc.

Nếu như giải đáp được câu hỏi “Mất bao lâu để thực hiện công việc này?” ngay từ đầu, bạn sẽ thấy việc quản trị thời gian thật dễ dàng.

Tận dụng được thời gian trống

Phần nào tâm lý của những người hay đến trễ có thế được giải thích bởi việc họ có nỗi lo lắng về việc phải đợi chờ hoặc không có việc gì để làm. Những người này luôn có tâm lý “hiếu động” và những việc giống như ngồi chờ khám bệnh khiến họ cảm thấy không yên.

Julie Morgenstern, tác giả cuốn sách “Time Management from the Inside Out” (Tất cả những điều cần biết về quản lý thời gian) khuyến khích dùng những quãng thời gian như vậy để làm những công việc dễ dàng như gửi thư điện tử hay đọc sách. Bằng việc luôn có việc để làm, chúng ta sẽ luôn cảm thấy mình đạt cho được một cái gì đó.

XEM THÊM Tổng hợp 10 Cách giúp bạn tăng lượt theo dõi Follow trên Instagram

Thành thạo kỹ năng tính toán

Người làm chủ tốt thời gian đảm bảo luôn là người có thể có quy trình tốt. Họ bố trí mọi việc trong ngày chuẩn xác đến từng phút – thậm chí cả thời gian cho việc sử dụng thang máy, đi lại…, có nghĩa là họ hiếm khi bị chậm nhịp.

Nếu như bạn chưa thể đạt tới độ chuẩn xác kể trên, hãy thử sắp xếp những việc sẽ làm một cách khắn khít trong 3 ngày liên tiếp. Theo dõi coi bạn mất bao lâu để chuẩn bị cho ngày làm việc mỗi sáng, rồi bao lâu để đi từ nhà tới công sở, tính cả thời gian bạn dừng lại để mua cafe hay đồ ăn sáng. Dần dần, bạn sẽ kiểm soát thời gian của mình một bí quyết hoàn hảo.

Hiểu rõ sự sai biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng”

Sự sai biệt giữa khẩn cấp và đặc biệt là chìa khóa để ưu tiên thời gian và khối lượng công việc của bạn.

– “Công việc khẩn cấp” đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức của bạn, nhưng bạn có làm ngay hay không chưa chắc đã trở nên vấn đề.

– “Công việc quan trọng” là nếu như không làm – chúng có thể dẫn đến những hậu quả trầm trọng cho bạn hoặc người khác.

Hiểu được cách đặt mục đích

Đặt ra mục đích e là kỹ năng quản trị thời gian tối quan trọng – bởi vì mục tiêu là động lực buộc bạn xử lý công việc và nỗ lực trong suốt quá trình.

Hãy đảm bảo các mục đích được đặt ra là đúng và có thể thúc đẩy, nếu như không bạn sẽ mất lái và có khả năng bỏ cuộc ngay khi gặp trở ngại trên đường. Hậu quả tất yếu là bạn sẽ không hoàn thành công việc của mình và cũng sẽ phung phí hoàn toàn thời gian dùng để theo đuổi mục tiêu đã nói.

Cách đặt mục tiêu: SMART là một trong những cách cài đặt mục đích hiệu quả nhất:

• Specific: mục đích chi tiết, bài bản và bởi vì được xác định đúng đắn ngay từ đầu, bạn biết sẽ luôn phải làm gì để đạt được chúng.
• Measurable: mục tiêu phải có thể đo đạc, cho phép bạn theo dõi kết quả và quyết định coi bạn đã đạt được mục tiêu chưa.
• Attainable: có khả năng đạt được. Không ai lại kiên nhẫn thực hiện một danh mục 30 công việc tuy nhiên có đến 20 công việc không hoàn thành được. Mục tiêu của bạn phải cam kết vừa nằm trong khả năng tuy nhiên cũng cần một tí thách thức để kích thích bản thân cố gắng hết sức.
• Relevant: Các mục tiêu phải liên quan hoặc tác động trực tiếp đến cuộc sống và sự nghiệp của bạn. Việc tạo ra thay đổi tích cực khi đạt cho được mục tiêu chính là động lực để bạn luôn nỗ lực thực hiện.
• Time-bound: Chia nhỏ các mục đích và giới hạn thời gian hỗ trợ bạn tổ chức công việc tốt và đem tới cảm xúc cấp bách để tập trung hơn vào công việc.

Sắp đặt công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng luôn phải làm trước, công việc nào có khả năng để lại sau. Những công việc chính bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để bảo đảm công việc được hoàn thành đúng thời gian, sau đấy hãy tiếp tục làm những công việc còn lại.

Việc sắp đặt kiểu này hỗ trợ bạn không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ bỏ xót những trọng trách mà vẫn đảm bảo những công việc khác vẫn được xử lý đúng thời hạn.

Tóm lại lại công việc

Trước khi kết thúc một ngày thực hiện công việc, bạn cần phải tóm lại lại công việc vào cuối ngày để coi bạn đã thực hiện được những gì và chưa thực hiện được gì, bạn đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đó và có thực sự hiệu quả hay không. Quỹ thời gian bạn dành cho những công việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra nguyên nhân và khắc phục để những lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian vàng ngọc để dùng cho việc khác.

Tập trung

Tập trung là cách rất khả quan để bạn không lãng phí thời gian. Khi làm công việc gì đó bạn hãy tập trung toàn bộ sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ mang đến hậu quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được cực kì nhiều thời gian. Bởi khi tập trung bạn sẽ nhanh chóng hoàn thiện công việc và có thời gian cho việc khác.

Sắp đặt nơi làm việc khoa học

Sắp sếp nơi làm việc khoa học giúp bạn không mất thời gian tìm kiếm những hồ sơ, tài liệu không thể thiếu khi cần. Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài liệu mới – cũ, đặc biệt – không đặc biệt hỗn độn không chỉ khiến bạn cảm nhận thấy rối mắt mà nó còn làm mất nhiều thời gian khi bạn cần tìm một loại tài liệu gì đó. Vì vậy hãy sắp xếp ngăn nắp và khoa học cho nơi thực hiện công việc lúc đó bạn sẽ kết hợp thêm nhiều thời gian để không phải lãng phí thời gian cho những công việc vô bổ.

XEM THÊM Làm sao để sử dụng Instagram Stories giúp tăng khả năng bán hàng

Lộc Nguyên – Tổng hợp (Tham khảo: zingnews, resources, careerlink)