Quy trình lập kế hoạch là một trong những từ khóa được gg search nhiều nhất về chủ đề quy trình lập kế hoạch. Trong bài viết này, livestream.vn sẽ viết bài viết tổng hợp quy trình lập kế hoạch mới nhất 2020.
Tổng hợp quy trình lập kế hoạch mới nhất 2020
Bước 1: Định hình nhu cầu KH & các bên liên quan
Trong bài viết này, chúng tôi đề cập đến 2 trường hợp liên tục nhất khi bạn lên plan dự án.
Trường hợp 1: xây dựng dự án dựa trên nhu cầu khách hàng
Ở đây, bạn là bên được thuê để thực hiện dự án. thành ra trong bước này bạn cần vạch ra 2 chủ đề cụ thể:
tổng hợp những yêu cầu, muốn của khách hàng về dự án này.
xây dựng các đường cơ sở (Baseline) phạm vi dự án (Scope) về ngân sách, thời gian thực hiện, nguồn nhân lực, kỳ vọng dự tính và trách nhiệm của KH, các bên liên quan tránh trạng thái khi dự án trì trệ, thất bại sẽ xảy ra việc đổ lỗi, thoái thác trách nhiệm.
Trường hợp 2: xây dựng dự án/kế hoạch theo yêu cầu của Ban quản trị
Bạn với vai trò giám đốc điều hành hay trưởng bộ phận được yêu cầu lên kế hoạch cho chiến lược phát triển sản phẩm, kế hoạch kinh doanh từng tháng hay quý. Lúc này bạn cần:
Hiểu rõ chủ đề, đề nghị của Ban quản trị đưa ra
Đề ra các điểm cơ bản để hoàn thiện dự án đối với Ban quan trị: chi phí, Thời gian hoàn thành, nguồn lực và phạm vi dự án (điểm này sẽ tương tự giống như trường hợp 1)
khuyến cáo cho bạn
Hãy chăm chỉ giao tiếp nhiều hơn với KH và các bên liên quan để thấu hiểu những nhu cầu sâu xa mà họ muốn bạn cung cấp. Đó là “điểm vàng” xây dựng niềm tin đầu tiên giữa 2 bên trong dự án.
# Bước 2: Đặt mục tiêu cho plan
Đặt mục tiêu cho dự án là một bước cực kỳ cần thiết của kế hoạch. Dựa trên mục tiêu, khách hàng và Ban quản trị sẽ xem ngay kỳ vọng thu được cũng như không khó khăn nghiên cứu được mức độ thành đạt dự án. Việc đặt mục đích tạo điều kiện cho bạn và các bên liên quan ước lượng gần chuẩn xác khối lượng công việc phải thực hiện, nguồn lực, thời gian và chi phí cần có đi kèm với trách nhiệm của các bên.
Thế nhưng để đặt ra một con “số” cho mục đích lại chẳng phải đơn giản?
Có tới 70% số dự án trong công ty hoàn toàn fail k đạt mục đích đề ra!
Một trong những nguyên nhân dẫn đến sự thất bại này do nhân tố chủ chốt “đặt mục tiêu” quá xa rời thực tế. quy tắc để bạn không gục ngã của việc “đặt mục tiêu ” dựa trên tiêu chí SMART.
SMART là tiêu chí nghiên cứu tính khả thi mục đích của dự án. Việc đảm bảo các tiêu chí SMART sẽ đảm bảo dự án khả thi. Tiêu chí này gồm có:
S – Specific
M – Measurable
A – Achievable
R – Realistic
T – Time-bound
S – Specific: rõ ràng, cụ thể. mục tiêu của dự án phải rạch ròi, cụ thể, phải trả lời được 5 câu hỏi (5 W):
What? mục đích đó là gì?
Why? vì sao phải thực hiện?
Where? Thực hiện nó tại đâu?
Who? Ai sẽ là người thực hiện?
When? Thực hiện trong thời gian nào?
M – Measurable: Đo lường được. Một mục đích dự án phải đảm bảo đo lường được về khối lượng công việc sẽ phải thực hiện, ngân sách phải bỏ ra, bí quyết hoàn thành công việc…
A – Achievable: Tính phù hợp. Dự án phải đảm bảo tính thích hợp tức là có mức độ thực hiện được trên thực tiễn. Một mục đích có tính khả thi cần trả lời được câu hỏi “Làm thế nào để thực hiện?”
R – Realistic: ích lợi thực tiễn mà dự án đem lại cho các bên liên quan. Một mục đích đảm bảo được tiêu chí này cần trả lời câu hỏi:
Dự án đem lại những lợi ích gì?
đã đúng thời điểm mạnh chưa?
Những ích lợi này có thêm vào với những nỗ lực, nhu cầu không giống của dự án?
Những ai là thị trường thích hợp để hưởng những quyền lợi mà dự án đem lại?
T – Time-bound: giới hạn về thời gian. Dự án cần phải đảm bảo thực hiện đúng tiến độ. Một mục tiêu đảm bảo tiêu chí Time-bound cần trả lời những câu hỏi như:
Dự án cần phải thực hiện trong khoảng thời gian nào?
Khi nào thì bắt đầu thực hiện?
Tiến độ công việc cần đảm bảo trong từng khoảng thời gian định hình giống như thế nào?
lời khuyên cho bạn
Đừng bao giờ nói: “Mục tiêu nào cũng quan trọng”. Đây là một nghĩ suy tối kỵ mà người cai quản dự án phải từ bỏ. Bạn phải bố trí thứ tự ưu tiên dựa trên cấp độ khẩn cấp của từng mục tiêu trong dự án
# Bước 3: dựng lại hiệu quả chuyển giao/đầu ra của dự án theo từng công đoạn (Deliverables)
Sau khi bạn đã định hình ra các mục tiêu tổng thể thì đây là bước bạn cần ước tính cụ thể khối lượng công việc hoàn thành theo các mốc thời gian. Hiểu không khó khăn, chính là kết quả dự tính của từng giai đoạn trong dự án giúp bạn và các bên liên quan liên tục nắm bắt được tiến độ song song tiên liệu trước độ rủi ro của plan.
Vậy làm sao luôn bám sát được từng giai đoạn chuyển giao kết quả dự án?
Gắn mốc cần thiết hoặc đặt thông báo cho từng thời hạn hoàn thành của dự án. Bạn sẽ luôn theo dõi sự phát triển của công việc và đảm bảo Nhiệm vụ được giao hoàn thành đúng thời gian, điều này cung cấp sự vui vẻ, tin tưởng cho các bên liên quan.
khuyến cáo cho bạn
dùng công nghệ để thống trị dự án là cách hữu hiệu nhất để bạn giữ nhịp các thành viên và luôn bám sát tiến độ dự án. Một trong những công nghệ thống trị dự án hiệu quả nhất đó là nền tảng E-management hiện đại và tân tiến
Đọc thêm bài viết: E-management – hệ thống thống trị công việc của thời đại 4.0 |
# Bước 4: xây dựng tiến độ dự án (Project schedule)
Dựa trên việc ước lượng kết quả đầu ra theo từng công đoạn trong bước 3, bạn định hình chuỗi công việc cần phải làm. đối với mỗi Nhiệm vụ, bạn phải vạch rõ khoảng thời gian quan trọng, nguồn lực đi kèm và ai sẽ chịu trách nhiệm hoàn thiện.
Tiếp đến, nhìn thấy xét đến sự dựa vào giữa các công việc hay nghĩa vụ giao cho các member trong nhóm. Bạn cần dựng lại khi công việc nào chấm dứt là lúc công việc không giống sẽ bắt đầu nhằm điều chỉnh nhân công và thời gian thích hợp.
do vậy, tại bước này bạn cần ứng dụng Gantt chart (Biểu đồ Gantt) để gán các mốc thời hạn từ khi khởi đầu đến kết thúc, người thực hiện, khối lượng công việc để không khó khăn theo dõi, kiểm soát, điều chỉnh tránh sự gián đoạn khi các Nhiệm vụ tiếp nối nhau.
Biểu đồ Gantt cho phép bạn dễ dàng theo dõi tiến độ từng Nhiệm vụ trong dự án trên software thống trị công việc & dự án Base Wework
khuyến cáo cho bạn
Dự án chạy trơn tru hay k phụ thuộc phần lớn vào bước này, lời khuyên tốt nhất cho bạn: đàm luận, xem qua các ý kiến các thành viên trong group của bạn, họ là những người cho bạn một cái Quan sát sâu sắc về mẹo thực hiện Nhiệm vụ, khoảng thời gian họ làm và ai là người tốt nhất để khắc phục các Nhiệm vụ cụ thể cùng với sự cam kết của từng người về thời hạn hoàn thiện. Đây là một cơ sở kiên cố để bạn tự tin về sự phát triển dự án với các bên liên quan.
# Bước 5: Nhận diện những mối nguy hiểm và xác định mức độ rủi ro (Risk management plan)
chắc chắn là k có dự án nào k có rủi ro và hiển nhiên chúng ta không thể khắc phục bằng mẹo cầu mong một phép màu may mắn nào đó hiện lên!
Điều bạn cần phải làm: Dự liệu trước các nguy cơ đủ nội lực đến với dự án của bạn hay đến với các thành viên trong group của bạn,có thể kể đến rủi ro nếu công đoạn triển khai giao động kỳ nghỉ nó sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thì bạn phải tính thêm thời gian dự trù.
Nhưng đôi khi có những tình huống mà chúng ta không lường trước được, đủ nội lực gây ra một trục trặc lớn cho dự án giống như thành viên trong nhóm nghỉ đột xuất, trang thiết bị hỏng hóc, các thành viên trong group mất đoàn kết….
Hãy nhìn thấy xét thật kỹ các bước để đủ nội lực ngăn ngừa những nguy cơ nhất định xảy ra hoặc giới hạn tối đa ảnh hưởng tiêu cực của chúng với dự án của bạn.
Đây là bước để bạn đánh giá các rủi ro và thiết lập một plan thống trị nguy cơ đảm bảo cho plan dự án đưa ra có sai số nhỏ nhất.
khuyến cáo cho bạn
Với những nghĩa vụ liên quan đến cấp độ rủi ro cao, bạn cần tạo “buffer” cho nó, nghĩa là bạn cần phải định thêm một khoảng thời gian đề phòng cho từng công việc đó hoặc cho toàn bộ dự án, lúc này bạn sẽ có quá đủ thời gian để giải quyết vấn đề phát sinh.
# Bước 6: Trình bày plan dự án cho các bên liên quan
tất cả các khâu vừa mới xong bước tiếp theo trình bày plan của bạn với các bên liên quan. Trong bước này, bạn phải lý giải các mẹo triển khoai dự án ảnh hưởng như thế nào đến sự mong chờ, nhu cầu của các bên không nhưng thế bạn cần mang ra các giải pháp cho bất kỳ xung đột nào. Nhưng tất nhiên rằng, bài trình bày của bạn không hề từ một phía, nó phải là một cuộc bàn luận. Bạn cần xác định vai trò: Ai là người cần biết báo cáo nào và định kỳ như thế nào? Những quyết định nào trong plan hay các vấn đề trong lúc triển khai dự án cần phải được phê duyệt, và ai là người chịu trách nhiệm?
Một điểm nữa, bạn nên trình bày một hướng dẫn rạch ròi và có số sim cụ thể, làm thế nào đảm bảo các bên liên quan hiểu và nắm bắt chuẩn xác những gì họ yêu cầu, hiệu quả thu được và trách nhiệm của họ là gì.
khuyến cáo cho bạn
Nếu kế hoạch hoặc tiến độ tranh chấp với kỳ vọng ban đầu của các bên liên quan, bạn cần phải thông báo ngay trong bước này để đảm bảo rằng không có bất kỳ sự bất ngờ, khó chịu nào tạo kịch tính trong cuộc nói chuyện. bên cạnh đó, thay vì nói với các bên liên quan rằng đợi mong hoặc yêu cầu của họ là k thực tiễn, hãy nói với họ những gì cần thiết để hiện thực hóa mục tiêu bằng các câu hỏi: Thời gian thực hiện, ngân sách, gốc nhân lực? Hãy để họ quyết định hoặc lựa chọn chi phí thời cơ hơn là tranh luận.
Sau khi bạn vừa mới thực hiện hết 6 bước này:
Xin chúc mừng, bạn đã hoàn thành kế hoạch dự án của bạn!
Với sự bắt đầu tốt này, chúng tôi hy vọng bạn sẽ quản lý dự án thuận tiện nhất. tuy nhiên, các chi tiết cụ thể về cách bạn lên plan dự án và các bản giới thiệu dự án bạn xây dựng đủ nội lực khác nhau dựa trên công thức thống trị dự án mà bạn chọn. Bài tiếp theo chúng tôi sẽ chỉ dẫn mẹo tốt nhất để bạn thống trị dự án thành công.
phần mềm quản lý công việc và dự án Wework là giải pháp 4.0 cho việc theo dõi tiến độ công việc – k những giải quyết triệt để các yếu điểm của Excel mà còn được tăng cao bởi nhiều chức năng nâng cao không giống. Đặc biệt, Wework gần gũi với toàn bộ máy tính, laptop, ĐT, tablet,… Giúp người dùng cập nhật được trạng thái công việc ở mọi lúc mọi ngành.
