Microsoft Office 2016 là phiên bản được nâng cấp từ bản Office 2013 với nhiều tính năng mới. Hơn vậy, bộ công cụ văn phòng gồm Word, Excel, PowerPoint 2016 còn được cập nhật thêm các tính năng trực tuyến hấp dẫn. Cũng bởi có quá nhiều thay đổi, cũng như bổ sung tính năng nên nhiều người dùng vẫn không thể khám phá hết được. Cùng bỏ túi 20 Thủ thuật Word cần biết khi Cài đặt Office 2016 trong bài viết dưới đây nhé!
20 Thủ thuật cần biết để sử dụng Word 2016 hiệu quả
Gộp nhanh khoảng trống giữa 2 trang
Theo cài đặt mặc định giữa 2 trang Word sẽ cách nhau một khoảng trống. Tuy nhiên, nếu bạn đang kiểm tra nội dung bài báo cáo rất dài thì tốt nhất hãy gộp chúng lại để tiện theo dõi.
Cách thực hiện khá đơn giản chỉ cần mang con trỏ chuột vào giữa khoảng trống này, nhấn đúp chuột vào là xong. Khi muốn quay trở lại như cũ thì thực hiện thao tác tương tự.
Chèn nhanh liên kết web vào văn bản
Thông thường khi muốn chèn liên kết web vào một đoạn văn bản, bạn cần bôi đen, rồi nhấn chọn Insert -> chọn Hyperlink. Nhưng nếu muốn chèn nhanh hơn thì sau khi bôi đen, nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + K. Sau đó, chèn URL vào và nhấn Enter là xong.
Tắt chức năng kiểm tra chính tả
Chức năng kiểm tra chính tả, ngữ pháp trên word 2016 chỉ hữu ích khi soạn thảo văn bản bằng tiếng Anh, còn khi thực hiện thao tác soạn thảo bằng tiếng Việt sẽ xuất hiện những gạch xanh, gạch đỏ nhìn vô cùng rối mắt. Vậy tốt nhất hãy tắt chức năng này đi bằng cách:
Bước 1: Nhấn vào File -> Options.
Bước 2: Khi cửa sổ Word Options xuất hiện, chuyển sang thẻ Proofing. Ở khung bên phải kéo xuống dưới cùng, bỏ tích chọn ở 2 ô:
Hide spelling errors in this document only.
Hide grammar errors in this document only
Bước 3: Nhấn OK là xong.
Trợ lý ảo Tell Me
Tell Me giúp bạn tìm kiếm nhanh tính năng cần thiết trong quá trình soạn thảo văn bản. Cách sử dụng Tell me vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần nhập từ khóa vào ô Tell Me, ngay sau đó tất cả những tính năng tương ứng sẽ được liệt kê để bạn dễ dàng lựa chọn.
Thiết lập font chữ mặc định
Thiết lập Font chữ mặc định sẽ giúp việc đánh máy, soạn thảo văn bản được dễ dàng hơn, không mất nhiều thời gian chỉnh sửa. Để thiết lập font chữ mặc định trên Word 2016, người dùng chỉ cần nhấn vào mũi tên mở rộng ở phần Font ngay trên thanh Ribbon. Sau đó, chọn font mình muốn, và nhấn vào nút Set As Default ở góc dưới cùng bên trái là xong.
Di chuyển nhanh đến vị trí trỏ chuột trước đó
Trong quá trình thực hiện chỉnh sửa nội dung văn bản, bạn vô tình thao tác đóng cửa sổ soạn thảo hoặc chẳng may mất điện và không nhớ vị trí trỏ chuột hiện tại ở đâu, thì hãy nhanh chóng sử dụng tổ hợp phím Shift + F5 nhé.
Tạo đoạn văn bản phụ tự động
Trong quá trình soạn thảo văn bản mẫu, bạn cần phải chèn một đoạn văn bản bất kỳ mà không cần biết ý nghĩa để làm ví dụ. Lúc này hãy nhập theo cú pháp: “=lorem(p,l)“. Trong đó “p” là trang cần thực hiện chèn văn bản phụ và “l” chính là số dòng bạn muốn. Sau đó, nhấn nút Enter là xong.
Soạn thảo ở bất kỳ vị trí nào
Word 2016 khá tiện lợi, bạn chỉ cần nhấn đúp chuột vào vị trí nào là có thể thực hiện thao tác soạn thảo ở vị trí đó. Không cần tốn nhiều công sức phân chia cột làm gì cho mất thời gian.
Tìm kiếm thông qua Smart Lookup
Nếu đang xem bất kỳ một đoạn văn bản nào mà không hiểu nội dung bên trong của chúng, bạn chỉ cần bôi đen, sau đó nhấn chuột phải chọn Smart Lookup. Tự động Word 2016 sẽ thực hiện tra cứu nhanh nội dung và hiển thị định nghĩa cho bạn.
Tùy biến Ribbon theo ý muốn
Bạn có thể tùy biến thanh Ribbon theo ý mình, sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng của bản thân. Bạn chỉ cần truy cập vào File -> Options -> Customize Ribbon. Sau đó, lựa chọn những tính năng mình mong muốn xuất hiện trên thanh Ribbon, nhấn chọn OK là hoàn thành.
Chọn một đoạn, cụm văn bản bất kỳ
Word 2016 bổ sung thêm cho người dùng nhiều cách để bôi đen một đoạn hay một cụm văn bản bất kỳ rất nhanh chóng. Người dùng chỉ cần nhấn và giữ phím Alt, sau đó kéo con trỏ chuột đến vị trí mình mong muốn là được.
Chèn nội dung văn bản được lưu trước đó
Khi thực hiện soạn thảo văn bản bạn thường gặp các cụm từ dài được lặp lại nhiều lần, tốt nhất nên tận dụng ngay tính năng Autotext trên Word 2016 để tiết kiệm thời gian. Bạn có thể lựa chọn một trong những thao tác dưới đây:
Sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + F3 để thêm nội dung,
Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + F3 để dán nội dung vào nơi mình muốn.
Có thể nhập từ khóa AutoText vào Tell Me, rồi chọn lệnh tương ứng.
Cá nhân hóa AutoCorrect
AutoCorrect là một tính năng vô cùng hữu ích, giúp người dùng tạo nhanh phím tắt cho đoạn văn bản dài, giúp tiết kiệm được kha khá thời gian trong quá trình soạn thảo. Hơn nữa, bạn hoàn toàn có thể cá nhân hóa AutoCorrect theo ý mình bằng cách:
Nhấn vào File -> Options -> Proofing.
Ở khung bên phải nhấn vào nút AutoCorrect Options.
Cửa sổ AutoCorrect: English xuất hiện, bạn có thể thiết lập theo ý mình.
Loại bỏ định dạng ban đầu
Khi sao chép một đoạn văn bản bất kỳ trên Internet hoặc trong tài liệu khác vào văn bản của mình, bạn không ưng với cách định dạng đó thì hãy nhấn ngay tổ hợp phím Ctrl + Space hoặc nhấn vào lựa chọn Clear All Formatting để loại bỏ định dạng ban đầu của văn bản đi.
Xóa nhanh cụm từ thay vì từng từ
Theo cài đặt mặc định thì phím Backspace chỉ có thể xóa từng chữ cái, nếu bạn muốn xóa nhiều chữ thì hãy nhấn giữ phím Ctrl trong khi nhấn phím Backspace, lúc này lần lượt từng cụm từ sẽ được xóa bỏ.
Sử dụng máy tính được tích hợp sẵn
Word 2016 được tích hợp sẵn máy tính, giúp bạn thao tác tính toán nhanh chóng mà không cần sử dụng đến các ứng dụng bên ngoài. Để sử dụng bạn cần thêm Quick Access Toolbar vào bằng cách: Nhấn vào File -> Options -> Quick Access Toolbar.
Ở khung bên phải, nhấn vào mũi tên xổ xuống ở mục Choose commands from -> Nhấn chọn All Commands. Sau đó, thêm Calculator vào.
Thay thế tất cả hình ảnh trong văn bản
Bạn có thể thực hiện việc thay thế tất cả hình ảnh trong văn bản sang hình ảnh mà mình mong muốn bằng cách:
Sao chép hình ảnh muốn sử dụng để thay thế, nhấn tổ hợp phím Ctrl + H.
Cửa sổ Find and Replace xuất hiện, nhập mã “^g” (tất cả hình ảnh) vào ô Find what và “^c” (ảnh trong clipboard) vào ô Replace with, rồi nhấn Enter là xong.
Chống mỏi mắt nhờ chế độ đọc
Khi đọc một bài luận văn hoặc báo cáo dài tốt nhất nên chuyển sang chế độ đọc cho đỡ mỏi mắt. Để chuyển sang chế độ đọc tốt cho mắt bạn chỉ cần nhấn vào View -> Read Mode.
Ngay sau đó giao diện giống như khi đang đọc sách xuất hiện, người dùng có thể nhấn vào View rồi chọn Page Color, sau đó chọn cách trình bày và màu sắc phù hợp với mình.
Thiết lập khổ giấy và đặt lề
Để có thể thiết lập khổ giấy cũng như đặt lề bạn vào Layout rồi nhấn vào nút góc phải dưới group Page Setup.
Trong mục Margin, nhấn chọn lề như sau:
Trên (Top): 2cm
Dưới (Bottom): 2cm
Trái (Left): 3cm (thường dùng để đóng gáy)
Phải (Right): 2cm
Chuyển sang Paper, trong mục Paper size nhấn chọn A4 (khổ giấy thường dùng nhất).
Nhấn chọn nút Set As Default và chọn Yes khi được hỏi xác nhận. Thao tác này sẽ làm cho khổ giấy và đặt lề sẽ được chọn như chúng ta vừa thiết lập trong những lần mở Word sau.
Bật thanh thước
Thanh thước giúp người dùng dễ dàng đặt lề, căn chỉnh đoạn văn, căn chỉnh những đối tượng trên trang văn bản. Để bật thanh thước nhấn chọn View rồi chọn Ruler
Kết luận
Trên đây là 20 thủ thuật Word 2016 mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn đọc. Tuy nhiên, để có thể khai thác triệt để những tính năng sẵn có mà ứng dụng này mang lại thì đừng quên sử dụng Product key office 2016 để kích hoạt bản quyền phần mềm nhé!
